Đối chiếu dữ liệu cũ và mới trong excel

Đối chiếu dữ liệu cũ và mới trong excel giúp bạn xác định sự khác biệt giữa hai bảng tính cũ và mới. Có hai cách giúp bạn làm được việc này mà tốn rất ít thời gian. Các bạn hãy theo dõi ví dụ dưới đây để hiểu hơn về cách đối chiếu dữ liệu cũ và mới. Để các bạn dễ theo dõi tôi làm như sau. Dữ liệu mới và dữ liệu cũ tôi sẽ sắp xếp cùng một bảng tính. Các ô chứa giá trị thay đổi so với bảng một sẽ được tôi tô đậm.

Đối chiếu dữ liệu cũ và mới trong excel

Phương pháp 1: Sử dụng hàm True/False để đối chiếu dữ liệu

Trước tiên bạn nhập công thức vào một vùng bất kỳ có cùng kích thước và định dạng với bảng tính của bạn. Ưu điểm của cách này là cho phép bạn thêm công thức trong một bước mà không cần thực hiện lệnh copy và paste.

Bạn chọn vùng E1:G7 bằng cách click chuột vào ô E1 rồi quét chọn  tới ô G7. Click chuột vào thanh Formula và nhập công thức =A1=A9 rồi sau đó bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter.

 

Kết quả trả về trong vùng E1:G7 sẽ có dạng True nếu các ô tương ứng trong hai bảng giống nhau hoặc fulse nếu giá trị khác nhau.

Chú ý: Khi bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter, công thức tham chiếu tương đối vào từng ô của vùng chọn được thực hiện, cách này thường được dùng để nhập một công thức vào một vùng các ô, kết quả nhận được là các số tham chiếu thay đổi một cách tương ứng, vùng các ô đó được gọi là vùng nhập công thức.

Khi dữ liệu của bạn nằm ở hai sheet khác nhau, bạn không muốn copy dữ liệu về một sheet thì bạn có thể mở thêm một sheet thứ ba để chứa kết quả tham chiếu. Ví dụ tại bảng sheet 1. Dữ liệu bắt đầu tại ô A2. Trong sheet 2, dữ liệu bắt đầu bằng ô B2. Bạn nhập công thức vào sheet 3 như sau: =sheet1!A2=sheet2!B2 rồi sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter.

Phương pháp 2: Sử dụng Conditional Formatting để đối chiếu dữ liệu cũ và mới.

Conditional Formatting dễ sử dụng và giúp ta so sánh khi có bất kỳ thay đổi nào. Nhưng với cách này, nó yêu cầu dữ liệu cũ và mới phải nằm trên cùng một bảng tính (Cùng một sheet).

Sử dụng lại bảng sữ liệu trên phương pháp 1.

Bước 1: Chọn Home ->Style->Conditional Formatting->New Rule

 

Bước 2: Trong New formatting rule, bạn chọn Use a formula to determine which cells to format. Phía bên dưới tại format values where formula is true bạn nhập vào công thức sau: =NOT(A1=A9).

Click Format để định dạng theo ý mình để làm nổi sự khác biệt.

Đối chiếu dữ liệu cũ và mới trong excel fomat

Bước 3: Click OK để xem kết quả.

Đối chiếu dữ liệu cũ và mới trong excel OK

Bảng kết quả cho thấy sự khác biệt giữa hai bảng dữ liệu cũ và mới theo định dạng đã chọn. Từ bây giờ định dạng các ô sẽ tự độn thay đổi khi bạn thay đổi dữ liệu. Nếu bạn muốn định dạng của ô tự động trở lại bình thường. Bạn chỉ việc thay đổi nội dung chứa các ô cho giống các ô trong bảng dữ liệu ban đầu.